NordPass 企業密碼管理：如何管好共享帳戶與員工離職權限？

企業日常使用雲端服務、財務平台、廣告帳戶、遠端支援工具及供應商入口，登入資料自然愈積愈多。當密碼分散在瀏覽器、試算表、即時通訊及個人筆記，IT 團隊往往難以即時回答三個問題：哪些帳戶屬於公司、誰仍然有權限，以及員工離職後是否已收回存取。這不只是密碼強度問題，而是帳戶生命週期管理。

香港網絡安全事故協調中心在 2026 年 1 月公布的《香港網絡安全展望 2026》指出，2025 年錄得 15,877 宗網絡安全事故，按年上升 27%；網絡釣魚佔 57%。當登入資料成為攻擊者的目標，企業密碼管理便不應只停留在要求員工定期改密碼，而要把共享帳戶、權限分配、驗證方式及審計紀錄納入同一套流程。

共享帳戶最容易在交接時失控

不少部門需要共用同一個服務帳戶，例如廣告平台、雲端管理介面、財務系統、網站後台或供應商支援入口。若登入資料透過電郵或聊天訊息傳送，團隊很難掌握副本流向；若所有人共用同一組帳密，操作紀錄亦未必能清楚對應到實際使用者。

另一個常見盲點是人事變動。員工轉職或離開公司後，管理員即使停用了其個人帳戶，也未必記得更改他曾經接觸過的共享密碼。外判人員、短期項目成員及跨部門支援同樣可能留下過期權限。企業應先建立共享帳戶清單，標示業務負責人、用途、使用群組及更改密碼的責任人，再決定哪些帳戶必須共用、哪些應改用個人帳戶。

用 NordPass 把共享登入資料按職能分組

NordPass Business 的 Shared Folders 可讓企業按團隊或職能分享多個帳戶，例如財務、營銷或 IT 支援。當共享帳戶的密碼更新後，獲授權的成員會取得更新後的資料，減少管理員逐一通知及重新派發密碼的工作。這種方式比把密碼放在共用試算表更容易維持一致性。

對管理員而言，NordPass Sharing Hub 提供集中檢視共享憑證的介面，可查看哪些資源正在共享、哪些人擁有存取權，以及相關權限狀態。官方資料指出，Sharing Hub 由具最高管理權限的 Owner 使用，讓敏感的共享資料管理集中在指定責任人手上。

先按工作需要分組，再處理例外

建議先按部門及工作流程建立共享資料夾，而不是把全公司加入同一個資料夾。財務系統、網站管理員及雲端基礎設施帳戶應採取較嚴格的授權方式；如有供應商需要短期存取，應指定內部負責人及到期檢查日期。對可建立獨立使用者帳戶的系統，應優先使用個人帳戶，避免把共享密碼當成日常登入的預設方法。

把入職、轉職及離職納入同一張權限清單

企業密碼管理最實際的考驗，是能否跟人事流程同步。新員工入職時，管理員應按職務加入適當群組，並只提供完成工作所需的帳戶；員工轉職時，應先移除舊職務不再需要的共享資源，再新增新職務權限；離職時，除了停用個人帳戶，亦要檢查共享資料夾、遠端支援工具、API 管理介面及第三方平台的存取。

NordPass Business 的管理介面支援把員工加入相應群組，並在離職時撤銷其公司密碼存取權。Activity Log 亦可記錄公司保管庫內的變更，方便管理員回看權限調整及共享資料更新。若某個共用密碼曾由離職員工知悉，企業仍應按風險評估是否需要輪替該密碼，而不應假設移除使用者便等於所有舊密碼已失效。

密碼健康、外洩監察與多重驗證要一併處理

集中儲存只是第一步，企業還需要持續檢查密碼是否重用、過於簡單或已暴露。NordPass 的 Password Health 可協助識別弱密碼、重用密碼及已暴露的密碼；Data Breach Scanner 則可在公司電郵地址或網域出現在已知資料外洩事件時發出提示。這些訊號可成為 IT 團隊安排密碼輪替及通知相關帳戶負責人的依據。

對支援雙重驗證的系統，應優先啟用多重驗證，並清楚界定驗證器及復原方式由誰管理。NordPass Business 內置 Authenticator，可把 TOTP 驗證碼與相關登入資料放在同一個工作流程中，減少員工在不同應用程式之間切換或透過聊天訊息索取驗證碼的情況。

NordPass 在 2026 年 7 月公布的第二季產品更新，亦改良了桌面應用程式及瀏覽器擴充功能的保管庫搜尋。全域搜尋可涵蓋資料夾、共享資料夾及項目內的資料，讓使用者更容易找到需要檢查或更新的登入項目。對管理員而言，搜尋體驗改善有助減少整理大量帳戶時的操作時間，但仍應配合正式的權限審核程序。

試行期間應量度哪些成效？

部署企業密碼管理工具時，不宜只以啟用帳戶數量作為成功指標。可先選取一個部門或一組高風險共享帳戶進行試行，再觀察以下項目：

• 帳戶盤點率：已登記的共享帳戶佔已識別帳戶的比例，以及仍未有負責人的帳戶數量。
• 離職權限回收時間：由人事通知到完成撤銷存取的時間，以及是否有遺漏的共享資源。
• 密碼健康狀況：弱密碼、重用密碼及需要輪替的登入資料是否逐步減少。
• 多重驗證覆蓋：高權限及外部存取帳戶是否已啟用合適的額外驗證。
• 審計可追溯性：權限變更、共享資料更新及例外授權是否有清晰紀錄。

試行完成後，再檢視員工是否容易使用、部門群組是否符合實際工作，以及現有身份管理系統能否配合。NordPass Enterprise 另提供與 Entra ID、Okta 等平台的單一登入及自動使用者存取管理整合；企業應按實際方案版本確認功能範圍，避免把不同級別的功能混為一談。

把密碼管理變成可持續的日常控制

有效的企業密碼管理，不是把所有登入資料搬到另一個位置便算完成，而是要建立帳戶清單、指定擁有人、按職能分配權限，並把入職、轉職、離職及定期審核串連起來。當共享帳戶有清晰責任人，密碼健康及外洩警示能觸發跟進，管理員亦能查閱變更紀錄，企業便較容易減少帳戶散落及權限殘留的風險。

NordPass Business 可作為這套流程的集中管理工具之一。部署前宜先盤點高風險帳戶、確認所需的多重驗證及身份整合功能，再由小規模試行開始，逐步把安全要求融入員工日常工作。