肺炎疫情之下,遠端上班應對準備

針對疫情需要,各公司都計畫遠端工作。藉此建立策略,並為未雨綢謀做好準備。由於武漢肺炎病毒傳播,遠端上班成為許多企業新選擇,有些人甚至需要通宵。雖然少有組織認為準備好大規模遠端工作,但可以採取相關措施及評估,讓員工和公司團隊都有好的體驗。

我們正在被迫進行世界上最大的遠端辦公實驗,到目前為止,很多組織通過親身體會感到這並不容易。Gartner諮詢部門Saikat Chatterjee:「在最近的一次網路研討會現場調查中,91%的人力資源主管(均來自亞太地區)表示,自疫情爆發以來,已經實施遠距辦公的安排準備,但最大的挑戰來自缺乏技術基礎設施,以及對新工作方式的適應。

靈活人力資源支援,用以適應新工作環境

訂定應變計畫應該保有組織運轉所需的關鍵職能、角色、技能和活動,並確認這些工作都可以遠距工作完成。在疫情突發危機中,這些界限可能被延伸來支援不同類型的支援和非傳統的工作選擇。如公司內財務運作流程,以及公文簽核就屬於這類。

受影響國家,政府或疫情中心已規定或建議企業讓員工分地或遠距在家辦公,這是大多數公司無法預料情況,企業須迅速審查和修改現有(資安)管理政策,如:撰寫緊急應變計畫與簽呈,與稽核討論變更之後風險及影響。分析職務、任務和角色,確定哪些工作適合遠端作業。

相反的,如果當遠端工作不可能的。例如,裝配線上的員工不能在廠外工作。如果你不得不在現場保留一個骨幹團隊,就必須提供安全措施,如提供口罩保護同仁,每日多次量測體溫,座位分散等,工作分班分地、用餐分開時段或必要座位隔離,以及心理層面的輔導,來減少員工焦慮。在銷售與技術服務團隊,可以(部分)遠端運作。有些員工,比如知識型員工,可能已在遠端辦公,建立團隊信任,支持員工,保持社交聯繫,讓工作更有成效。

遠端工作成功因素 

經常性公開的交流,採用通訊軟體與長期夥伴進行聯繫,但仍需考量限縮資料外洩的風險。在疫情危機中,首要是讓員工瞭解情況,所以如何溝通以及溝通什麼十分重要。當員工遠端辦公,他們從公司管道獲取資訊,可能比平日在辦公室要更少。遠端辦公的成功在很大程度上取決於信任員工的工作效率,即使在家也可以如期完成。坦率和雙向溝通有助於建立信任,使得遠端辦公策略更容易成功。

相信員工是高效 

當主管們遠端工作時,他們經常擔心缺乏對他們直接報告的工作流程。在民意調查中,76%的人力資源主管表示,在疫情爆發期間,員工抱怨最多的是「管理者對遠端工作的效率或團隊參與度的擔憂」。McEwan表示:「對員工顧慮往往被誇大了。」適度搭配明列的Telework項目,也是一種正面回饋。以資安部門為例,除常態系監測、設定、除錯外,也建立Telework項目,建立特殊人員控管戰情分析以及進階(二維、三維)風險戰情分析,來完成重要分析設計工作。

遠距在家辦公的員工通常會管理自己時間,他們會在效率最高時候利用好時間,而且他們也不會像在辦公室那樣受到同仁干擾。然而在我們的即時調查中,54%的人資主管表示,遠端辦公的技術和基礎設施落差是有效工作的最大障礙。將基礎線路頻寬給予擴充,依各部門以用量大小,分散在不同VPN設備;在安全性上將RDP電腦安裝DLP管控,而無法遠距RDP的同仁,則限制VPN可以連結的服務與目標,並且蒐集VPN相關軌跡記錄,於後台進行分析。

引導管理者關注績效和生產力評估的結果也是關鍵。為員工設定準確的期望與項目,並鼓勵員工之間的相互支持。McEwan指出:「我們可能會看到,我們的遠程辦公員工在此次危機期間的工作效率和以前一樣高,甚至會更高。」

加強技術支持 

雲的生產力及社群溝通工具,即便和其他公司溝通扮演著重要連繫管道。但疫情突然發生的大規模遠端工作實踐,可以替未來帶來更多的經驗及改進的機會。即使在的技術或基礎設施不甚完備情況下,引導員工有效地利用電子郵件、即時訊息或企業社群平臺,也是不錯的設計。 

McEwan認為:「從疫情情況得到的第一個教訓,要加快技術基礎設施的發展,以支援替代類型的工作。」。HR主管特別關注衡量對員工績效和生產力,稽核人員可透過Telework項目達成率來驗證外,亦可搭配VPN Login/Logout時間計算,以及RDP端的DLP記錄,來靈活應用並衡量員工績效和生產力。從而為技術投資和更先進的有效遠端/靈活工作政策建立一個商業典範。

為未來遠端上班做準備 

自動化功能擴大知識型工作者的機會,雖然年輕一代更偏好遠端工作的類型,但是公司治理及體質的進化,不是一蹴可及,可以透過疫情所帶來的遠端上班機制,來驗證相關準備工作是否完備。Gartner相關研究資料發現,1995世代到2030年將完全進入勞動市場,遠距工作需求將增加30%,至今已有64%的專業人士已經可以在任何地方工作。 

遠端工作已經吸引了那些需要更多靈活性的員工。減少有家庭責任的人上下班的時間。值得關注的是,隨著員工對遠端辦公的要求越來越高,技術要求也越來越高,世代間對於相關遠距技術的學習也很重要。

不可否認公司業務屬性差異,並不是每家公司都適合遠距上班,甚至角色不同也不能一體適用,這才是對遠距上班更好的詮釋。隨著疫情繼續在世界傳播,摩根史坦利已經進行遠距上班一日來驗證維持公司正常運作,這才是顧及公司治理與員工保護的雙贏程序。能夠將技術能力和投資轉移到數位平臺的企業,將減輕疫情的影響,並保持公司當前和長期平穩運行。

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